Terms and conditions
TERMS AND CONDITIONS
1. GENERAL PROVISIONS
1. These Terms & Conditions set forth the rules for cooperation and provision of services by LEMON ON NEON Tomasz Trąpczyński, ul. Klecińska 125, 54-413 Wrocław, Poland, VAT: PL8981031983 (“the Agency”, “the Contractor”) to business clients (“the Client”).
2. The Terms & Conditions apply to all offers, agreements, orders and commercial relations unless otherwise agreed in writing.
3. Matters not regulated herein shall be governed by applicable Polish law, the Civil Code, the Act on the Provision of Electronic Services, copyright law, and GDPR.
2. DEFINITIONS
• Client – a business entity commissioning the Agency’s services.
• Project – a service or work provided by the Agency for the Client (e.g. website, online store, web application, audit, support, update, maintenance).
• Client Materials – any files, texts, graphics, logos, data, documents and other content delivered by the Client.
• Third-party Resources – themes, plugins, libraries, fonts, stock photos, images from stock libraries, or other assets licensed from external suppliers.
• Project Stage – a distinct phase of the project delivered for acceptance.
• Terms & Conditions – this document with all attachments, policies, and Data Processing Agreements (DPA).
3. SCOPE OF SERVICES
1. The Agency provides services including design, development, deployment, maintenance, updates, integrations of websites, e-commerce, web applications, consulting, training, and technical support.
2. The detailed scope is specified in each agreement, order, offer, or business correspondence.
3. The Agency may divide the Project into stages (“milestones”) – each requiring acceptance by the Client.
4. Any changes to the scope or functionalities after acceptance require separate arrangements and pricing.
4. LICENSES, TOOLS, OPEN SOURCE, COPYRIGHTS
1. The Agency uses open-source software (e.g. WordPress, WooCommerce, PHP), commercial tools (e.g. Elementor Pro, WPML), themes, fonts, stock photos, graphics from stock libraries and other assets covered by GPL, MIT, BSD, Apache or vendor licenses.
2. The Client acknowledges and accepts the obligation to comply with all relevant licenses, including:
a) source code sharing (GPL, MIT),
b) retaining author/license information,
c) not copying or using stock materials, images from stock libraries, or other licensed resources outside the Project.
3. Other licenses (e.g. themes, fonts, stock photos, stock graphics) are provided only within the scope defined by the vendor. The Client may not copy, transfer or use them outside the Project.
4. The Client receives a non-exclusive, non-transferable license to use the project deliverables after full payment. The transfer of economic copyright requires a separate written agreement.
5. The Elementor Pro license is provided by the Agency for a minimum of 3 months after go-live. Further access is available only with an active support/maintenance agreement with the Agency. After support ends, the Client may purchase their own Elementor Pro license or use the site without new updates/features of this tool.
6. If the Project uses paid plugins, themes, integrations, SaaS tools, API services or other solutions requiring separate license fees or subscriptions (e.g., Elementor Pro, WPML, premium themes, paid third-party system integrations), the Client is responsible for paying for and renewing such licenses after the warranty/support period provided by the Agency ends.
7. If the Client fails to pay for or renew such licenses/subscriptions, related functionalities may stop working or become limited, for which the Agency is not responsible.
8. The Agency is not liable for any consequences of license, subscription or API expiry, non-payment or limitation by the Client or by the tool provider, nor for changes in licensing policies of those tools.
9. The Client is obliged to regularly monitor the validity of such licenses and immediately inform the Agency of any issues with their renewal.
10. The Agency is not responsible for changes introduced by software providers, SaaS services, stock image banks, or API operators that may affect the project’s functionality after delivery.
11. The Agency is not responsible for outages, errors, unavailability, or limitations resulting from integrations with third-party services (e.g., online payments, ERP/CRM, SMS, mailing, analytics tools) for which those third-party providers are responsible.
12. Any interference by the Client or third parties (other contractors) with the code, configuration, hosting, CMS, database, or other project components, without prior consent of the Agency, releases the Agency from responsibility for correct operation, support, and security of the project.
13. The Agency reserves the right to reuse code fragments, components, templates, libraries and know-how (excluding Client data and marks) in other projects.
14. If the Project uses SaaS, API or services requiring a subscription – the Client is responsible for ongoing payment after the warranty/support period.
15. The Client has the right to request information or documentation regarding license terms.
5. CLIENT MATERIALS AND THIRD PARTY RIGHTS
1. The Client must provide only materials to which they have full rights (copyright, license, image).
2. The Client is solely responsible for any infringement of third-party rights – in case of claims or lawsuits, the Client will indemnify the Agency and cover any damages, costs, penalties and legal support.
3. The Agency is not obliged to verify the legality of the Client’s materials.
6. PROJECT DELIVERY, ACCEPTANCE, FEEDBACK
1. Each stage of the Project is delivered to the Client for acceptance (by email, platform, or another agreed method).
2. No feedback within 5 business days means acceptance of the stage.
3. Lack of Client contact for more than 10 business days entitles the Agency to suspend the project and invoice for the work completed.
4. After project acceptance, any changes, corrections or further development are considered new orders and are subject to separate pricing.
5. Any corrections or additional functionalities outside the agreed scope will be priced individually.
7. PAYMENTS AND BILLING
1. Work begins after the first advance payment or instalment is made according to the agreement/offer.
2. The remaining fee is due before delivery of the final version or go-live.
3. VAT invoices are issued in accordance with the law; prices are net unless otherwise stated.
4. Delayed payment over 28 days entitles the Agency to charge statutory interest (15% per annum) and suspend work and access to the project.
5. Full access, files, and source codes are provided only after full payment.
8. SECURITY, BACKUPS, PERSONAL DATA
1. Backups of working versions are made during the Project. After completion, the Client may request a final copy of the files.
2. The Agency is not responsible for backups or maintenance after project completion unless a separate service agreement has been signed.
3. The Agency is the data processor for personal data provided by the Client as part of the services; the Client remains the data controller.
4. Personal data may be processed using cloud solutions (e.g. backups, hosting, file transfer).
5. The Client is required to implement a privacy policy, cookies policy and to fulfil GDPR obligations towards end users.
6. The Agency provides appropriate technical and organizational security measures in data processing (in line with GDPR).
9. TECHNICAL SUPPORT, WARRANTY, SERVICE
1. After acceptance, the Agency provides 30 days of free technical support for errors resulting from the Agency’s fault.
2. After the warranty period, all support, updates and further development are paid for according to the price list or individual quotation.
3. Technical support is provided on business days from 9:00 to 17:00. The maximum response time is 24 business hours from receiving a service request.
4. Interference by third parties in the code, configuration or hosting (without the Agency’s consent) voids the warranty and support.
5. The scope and terms of long-term support/service are specified individually in a separate agreement or annex.
10. PORTFOLIO, REFERENCES
1. The Client agrees to the presentation of the completed work (including name, screenshots, website address) in the Agency’s portfolio – on the website, promotional materials, social media, and business offers.
2. The Client may refuse the publication of their brand/logo/project in the portfolio by notifying in writing before the project starts.
11. LIABILITY, EXCLUSIONS, LIMITATIONS
1. The Agency is not liable for data loss, indirect damages, lost profits, failures of third-party services, API changes, hacker attacks, hardware failures, or force majeure.
2. The Agency does not guarantee uninterrupted operation, SEO results, increased sales, or other business outcomes.
3. The Agency’s total financial liability is limited to the value of the project, not exceeding 200 GBP or 1000 PLN.
4. Each party may terminate cooperation for a valid reason; settlements are made proportionally to completed work. Advance payments and payments for completed stages are non-refundable.
5. The Agency is not liable for the operation of services, systems, APIs or external tools provided by other suppliers.
6. Responsibility for system calculations – The Agency shall not be liable for any business consequences resulting from the Client’s use of the software, including but not limited to errors in financial calculations, accounting records, tax calculations, cost estimates, commissions, payroll calculations or any other data generated by the system. The software is provided as a tool supporting business processes and does not replace professional accounting, tax or legal verification.
7. Client’s obligation to verify data – The Client is responsible for verifying the accuracy of any data, reports or results generated by the system before using them for business, accounting or tax purposes. The Agency shall not be liable for any damages resulting from the Client’s use of system-generated data without prior verification.
8. Software provided “as is” – The software is provided on an “as is” basis. The Agency does not guarantee uninterrupted or completely error-free operation of the system and does not warrant that the software will be suitable for any particular business purpose of the Client.
9. Verification of system-generated data – The Client is solely responsible for the final verification and use of any financial, accounting, tax or operational data generated by the software or systems provided by the Agency. Before using such data for business operations, financial settlements or business decisions, the Client must independently verify and confirm its accuracy.
12. FINAL PROVISIONS
1. Disputes are settled by the court competent for the Agency’s registered office.
2. If any provision of the Terms & Conditions is found invalid, the remainder remains in effect (severability clause).
3. The Agency reserves the right to update these Terms & Conditions – the current version is always available on the Agency’s website.
4. Additional arrangements require written form (email or document).
5. These Terms & Conditions form an integral part of every agreement or order.
REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy regulamin określa zasady współpracy oraz świadczenia usług pomiędzy LEMON ON NEON Tomasz Trąpczyński, ul. Klecińska 125, 54-413 Wrocław, NIP: PL8981031983, REGON: 931044784 („Agencja”, „Wykonawca”), a klientami będącymi przedsiębiorcami („Klient”).
2. Regulamin dotyczy wszystkich ofert, umów, zamówień oraz kontaktów handlowych, o ile nie postanowiono inaczej na piśmie.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz RODO.
2. DEFINICJE
• Klient – podmiot gospodarczy zamawiający usługi Agencji.
• Projekt – usługa lub dzieło realizowane przez Agencję na rzecz Klienta, np. strona internetowa, sklep, aplikacja, audyt, wsparcie, aktualizacja, utrzymanie.
• Materiały Klienta – wszelkie pliki, teksty, grafiki, logo, dane, dokumenty oraz inne treści dostarczone przez Klienta.
• Zasoby stron trzecich – motywy, wtyczki, biblioteki, fonty, zdjęcia stockowe, grafiki z banków zdjęć, zasoby licencjonowane od zewnętrznych dostawców.
• Etap projektu – wyodrębniony fragment projektu, przekazany do odbioru lub akceptacji.
• Regulamin – niniejszy dokument wraz z załącznikami, politykami oraz DPA (umową powierzenia danych).
3. ZAKRES USŁUG
1. Agencja świadczy usługi z zakresu projektowania, wdrażania, rozwoju, utrzymania, aktualizacji, integracji stron, sklepów i aplikacji internetowych, doradztwa, szkoleń oraz wsparcia technicznego.
2. Szczegółowy zakres każdorazowo określają umowa, zamówienie, oferta lub korespondencja handlowa.
3. Agencja może podzielić Projekt na etapy (milestones) – każdy z nich wymaga odbioru lub akceptacji przez Klienta.
4. Zmiana zakresu lub funkcjonalności po akceptacji wymaga odrębnych uzgodnień i wyceny.
4. LICENCJE, NARZĘDZIA, OPEN SOURCE, PRAWA AUTORSKIE
1. Agencja korzysta z oprogramowania open source (m.in. WordPress, WooCommerce, PHP), komercyjnych narzędzi (np. Elementor Pro, WPML), motywów, fontów, zdjęć stockowych, grafik z banków zdjęć oraz innych zasobów objętych licencjami GPL, MIT, BSD, Apache lub licencjami producentów.
2. Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że korzystanie z tych komponentów wiąże się z obowiązkiem przestrzegania warunków właściwych licencji, w tym:
a) udostępniania kodu źródłowego (GPL, MIT),
b) zachowania informacji o autorach/licencjach,
c) zakazu kopiowania lub użycia poza Projektem materiałów stockowych, grafik z banków zdjęć i zasobów licencjonowanych od stron trzecich.
3. Pozostałe licencje (np. motywy, fonty, zdjęcia stockowe, grafiki z banków zdjęć) przekazywane są wyłącznie w zakresie określonym licencją producenta. Klient nie może ich kopiować, przekazywać ani używać poza Projektem.
4. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z efektów prac po pełnej zapłacie wynagrodzenia. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga odrębnej, pisemnej umowy.
5. Licencja na Elementor Pro udostępniana jest przez Agencję na minimum 3 miesiące po uruchomieniu strony. Dalszy dostęp do tej licencji zapewniany jest wyłącznie w ramach aktywnej umowy wsparcia/aktualizacji z Agencją. Po zakończeniu wsparcia Klient może zakupić własną licencję Elementor Pro lub korzystać ze strony bez nowych aktualizacji/funkcji tego narzędzia.
6. W przypadku korzystania w projekcie z płatnych wtyczek, motywów, integracji, narzędzi SaaS, usług API lub innych rozwiązań wymagających odrębnych opłat licencyjnych lub subskrypcji (np. Elementor Pro, WPML, motywy premium, integracje płatnych systemów zewnętrznych), Klient jest zobowiązany do opłacania i odnawiania takich licencji po zakończeniu okresu gwarancji lub wsparcia świadczonego przez Agencję.
7. W przypadku nieopłacenia licencji lub wygaśnięcia subskrypcji przez Klienta, związane z tym funkcjonalności mogą przestać działać, za co Agencja nie ponosi odpowiedzialności.
8. Agencja nie odpowiada za konsekwencje wygaśnięcia, nieopłacenia lub ograniczenia licencji, subskrypcji, API czy wtyczek przez Klienta lub przez producenta narzędzia, a także za zmiany polityki licencyjnej tych narzędzi.
9. Klient zobowiązany jest do regularnego monitorowania ważności licencji oraz niezwłocznego informowania Agencji o wszelkich problemach z ich odnowieniem.
10. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za zmiany wprowadzane przez dostawców oprogramowania, usług SaaS, banków zdjęć, operatorów API, które mogą wpłynąć na funkcjonalność projektu po jego odbiorze.
11. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za przerwy, błędy, niedostępność lub ograniczenia wynikające z integracji projektu z usługami zewnętrznymi (np. płatności online, systemy ERP, CRM, SMS, mailingi, narzędzia analityczne itp.), za które odpowiadają dostawcy tych usług.
12. Wszelka ingerencja Klienta lub osób trzecich (innych wykonawców) w kod, konfigurację, hosting, system zarządzania treścią, bazę danych lub inne komponenty projektu, bez uprzedniej zgody Agencji, zwalnia Agencję z odpowiedzialności za poprawność działania, wsparcie i bezpieczeństwo projektu.
13. Agencja zastrzega sobie prawo do ponownego wykorzystania fragmentów kodu, komponentów, szablonów, bibliotek i know-how (bez danych i oznaczeń Klienta) w innych projektach.
14. W przypadku wykorzystania rozwiązań SaaS, API lub usług wymagających abonamentu – Klient odpowiada za ich opłacanie po okresie gwarancji/wsparcia.
15. W razie wątpliwości co do zasad licencyjnych, Klient ma prawo uzyskać informację lub dokumentację od Agencji.
5. MATERIAŁY KLIENTA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PRAWA OSÓB TRZECICH
1. Klient zobowiązany jest dostarczać wyłącznie materiały, do których posiada pełne prawa (autorskie, licencyjne, wizerunkowe).
2. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich – w przypadku roszczeń, pozwów lub żądań Klient zwolni Agencję z odpowiedzialności i pokryje wszelkie szkody, koszty, kary i obsługę prawną.
3. Agencja nie jest zobowiązana do weryfikowania legalności materiałów Klienta.
6. REALIZACJA PROJEKTU, ODBIÓR, ZGŁASZANIE UWAG
1. Każdy etap projektu przekazywany jest Klientowi do akceptacji (mailowo, przez platformę lub inny uzgodniony sposób).
2. Brak uwag w terminie 5 dni roboczych od przekazania etapu oznacza jego akceptację.
3. Brak kontaktu Klienta powyżej 10 dni roboczych uprawnia Agencję do zawieszenia projektu i rozliczenia dotychczas wykonanych prac.
4. Po odbiorze projektu, wszelkie zmiany, poprawki czy rozbudowa traktowane są jako nowe zlecenie i podlegają odrębnej wycenie.
5. Wszelkie poprawki lub dodatkowe funkcjonalności poza uzgodnionym zakresem będą wyceniane indywidualnie.
7. PŁATNOŚCI I ROZLICZENIA
1. Warunkiem rozpoczęcia prac jest zapłata pierwszej transzy lub zaliczki zgodnie z ofertą/umową.
2. Pozostała część wynagrodzenia płatna przed przekazaniem finalnej wersji projektu lub uruchomieniem produkcyjnym.
3. Faktury VAT wystawiane są zgodnie z przepisami prawa; ceny są netto, o ile nie zaznaczono inaczej.
4. Opóźnienie płatności powyżej 28 dni uprawnia Agencję do naliczenia odsetek ustawowych (15% rocznie) oraz wstrzymania prac i dostępu do projektu.
5. Pełne dostępy, pliki i kody źródłowe przekazywane są po rozliczeniu całości wynagrodzenia.
8. BEZPIECZEŃSTWO, KOPIE ZAPASOWE, DANE OSOBOWE
1. W trakcie realizacji projektu wykonywane są kopie zapasowe wersji roboczych. Po zakończeniu projektu Klient może otrzymać finalną kopię plików na życzenie.
2. Agencja nie odpowiada za backupy ani utrzymanie po zakończeniu współpracy, jeśli nie została zawarta odrębna umowa serwisowa.
3. Agencja jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe przekazane przez Klienta w ramach realizacji usług, a Klient pozostaje administratorem tych danych.
4. Dane osobowe mogą być przetwarzane z użyciem rozwiązań chmurowych (np. backupy, hosting, przesyłanie plików).
5. Klient zobowiązuje się wdrożyć na stronie/sklepie politykę prywatności, politykę cookies oraz dopełnić obowiązków wynikających z RODO wobec użytkowników końcowych.
6. Agencja zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego przy przetwarzaniu danych (zgodnie z RODO).
9. WSPARCIE TECHNICZNE, GWARANCJA, SERWIS
1. Po odbiorze projektu Agencja zapewnia 30 dni bezpłatnego wsparcia technicznego w zakresie błędów powstałych z winy Agencji.
2. Po upływie okresu gwarancji wszelkie wsparcie, aktualizacje i rozwój są płatne zgodnie z cennikiem lub indywidualną wyceną.
3. Wsparcie techniczne udzielane jest w dni robocze w godzinach 9:00–17:00. Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe wynosi maksymalnie 24 godziny robocze od otrzymania zgłoszenia.
4. Ingerencja osób trzecich w kod, konfigurację lub hosting (bez zgody Agencji) skutkuje utratą gwarancji i wsparcia.
5. Zakres i warunki długoterminowego wsparcia/serwisu ustalane są indywidualnie w umowie lub aneksie.
10. PORTFOLIO, REFERENCJE
1. Klient wyraża zgodę na prezentację wykonanych realizacji (w tym nazwy, zrzutów ekranu, adresu strony) w portfolio Agencji – na stronie www, w materiałach promocyjnych, social media oraz ofertach handlowych.
2. Klient może odmówić publikacji wizerunku/logotypu/realizacji w portfolio, zgłaszając to pisemnie przed rozpoczęciem realizacji projektu.
11. ODPOWIEDZIALNOŚĆ, WYŁĄCZENIA, LIMITY
1. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych, szkody pośrednie, utracone korzyści, awarie usług stron trzecich, zmiany API, ataki hakerskie, awarie sprzętu, siłę wyższą.
2. Agencja nie gwarantuje nieprzerwanego działania systemu, efektów SEO, wzrostu sprzedaży ani innych rezultatów biznesowych.
3. Łączna odpowiedzialność finansowa Agencji ograniczona jest do wartości wynagrodzenia za dany projekt, nie więcej niż 1000 PLN lub 200 GBP.
4. Każda ze stron może rozwiązać współpracę z ważnej przyczyny; rozliczenie następuje proporcjonalnie do wykonanych prac. Zaliczka i płatności za wykonane etapy nie podlegają zwrotowi.
5. Agencja nie odpowiada za działanie serwisów, systemów, API oraz narzędzi zewnętrznych pochodzących od innych dostawców.
6. Odpowiedzialność za wyniki obliczeń systemu – Agencja nie ponosi odpowiedzialności za skutki biznesowe wynikające z wykorzystania oprogramowania przez Klienta, w szczególności za błędy w rozliczeniach finansowych, księgowych, podatkowych, kalkulacjach kosztów, prowizji, wynagrodzeń lub innych danych generowanych przez system. Oprogramowanie stanowi narzędzie wspomagające procesy biznesowe i nie zastępuje profesjonalnej weryfikacji księgowej, podatkowej lub prawnej.
7. Obowiązek weryfikacji danych przez Klienta – Klient zobowiązany jest do samodzielnej weryfikacji poprawności danych, raportów oraz wyników generowanych przez system przed ich wykorzystaniem w działalności gospodarczej, księgowej lub podatkowej. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wykorzystania przez Klienta danych wygenerowanych przez system bez ich uprzedniej weryfikacji.
8 Oprogramowanie w stanie „as is” – Oprogramowanie dostarczane jest w stanie „as is”. Agencja nie udziela gwarancji nieprzerwanego ani całkowicie bezbłędnego działania systemu oraz nie gwarantuje jego przydatności do określonego celu biznesowego Klienta.
9. Weryfikacja danych generowanych przez system – Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za ostateczną weryfikację oraz wykorzystanie danych finansowych, księgowych, podatkowych lub operacyjnych generowanych przez oprogramowanie lub systemy dostarczone przez Agencję. Przed wykorzystaniem tych danych w działalności gospodarczej, rozliczeniach finansowych lub decyzjach biznesowych Klient zobowiązany jest do ich samodzielnego sprawdzenia i potwierdzenia ich poprawności.
12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Agencji.
2. W przypadku uznania jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu za nieważne, pozostała część pozostaje w mocy (klauzula salwatoryjna).
3. Agencja zastrzega sobie prawo do aktualizacji Regulaminu – aktualna wersja zawsze dostępna na stronie Agencji.
4. Dodatkowe ustalenia wymagają formy pisemnej (e-mail lub dokument).
5. Regulamin stanowi integralną część każdej umowy lub zamówienia.